Blogs

Enterprise Social Network news & useful tips

5 SAI LẦM PHỔ BIẾN KHIẾN DỰ ÁN THẤT BẠI

12 Dec 2016 | 0 | 212

1.png

Dù cho đã được lên kế hoạch kĩ càng từ trước, một dự án vẫn bị tác động và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác cho đến khi được hoàn thành, đó cũng là lý do vì sao một sơ sót nhỏ trong quá trình thực hiện dự án cũng có thể khiến dự án đó thất bại. Thông thường, các dự án thất bại bởi sự thiếu tính toán trong quy trình thiết kế và đốt cháy giai đoạn.

Đáng chú ý là với 97% các tổ chức tin rằng quy trình quản lý dự án thật sự cần thiết cho hoạt động kinh doanh và sự thành công của một tổ chức thì trong năm 2015 đã chứng minh được rằng chỉ có dưới 1/3 số dự án đề xuất ban đầu được thông qua. Đây là những thống kê tham khảo giúp nhận thấy được lỗ hỏng trong quy trình quản lý dự án để giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro với cơ hội thành công cao hơn.

Trong quá trình theo đuổi những mục tiêu của doanh nghiệp, hãy chú ý và đừng bao giờ lơ là với 5 sai lầm phổ biến dưới đây khiến dự án thất bại.

1. Thiếu kế hoạch

2.png


Một mục tiêu rất hiếm khi được hoàn thành chỉ trong một bước duy nhất. Hơn thế nữa theo nguyên tắc trong quản lý dự án, khoảng cách giữa các ý tưởng và mục tiêu là một hệ thống nhân quả phức tạp. Đó là một mối liên kết không thể tránh được đối với những nhân tố nhỏ nhất, không chỉ là những mốc của dự án mà còn là chuỗi nhiệm vụ liên tiếp trong đó, tất cả đều cần được quan tâm trước khi lên kế hoạch với độ chính xác tối đa.

Để phát triển hiệu quả thì dự án phải được lên kế hoạch với mục tiêu rõ ràng và trong khả năng thực hiện, đồng thời đề ra được lộ trình để những người liên quan có thể theo dõi và nắm bắt được. Phần Quản lý phạm vi dự án (Scope Statement) nên bao gồm những phiên bản chi tiết của cả ý tưởng và mục tiêu, trong khi đó phần Cơ cấu phân chia công việc (Work Breakdown Schedule) nên chia chúng thành các cột mốc riêng lẻ. Ngoài ra, trong giai đoạn này cũng nên lập ra một cấu trúc truyền thông và quản trị rủi ro cơ bản.

Bắt đầu một dự án mà không có những đánh giá cần thiết sẽ dễ khiến doanh nghiệp rơi vào bế tắc vì không có cấu trúc để hỗ trợ thì dự án cũng sẽ rơi vào thất bại.

2. Vượt quá phạm vi kiểm soát (Scope Creep)

Một khi Scope Statement được thiết lập, chu kỳ phát triển của dự án sẽ bắt đầu. Sau khi có Work Breakdown Schedule, các cột mốc chi tiết của dự án sẽ được chuyển đến biểu đồ Gantt hoặc trình bày trực quan tại một quy trình tương tự, người quản lý dự án sẽ sử dụng cấu trúc này để phát triển đội ngũ của mình, phân công vai trò và nhiệm vụ, đồng thời dự thảo ra một bảng dòng thời gian của dự án.

Trong trường hợp có bất cứ một quyết định nào được thực hiện quá nhanh chóng hoặc có một người tham gia của dự án tiến hành công việc lệch khỏi quy trình thì sự bế tắc của dự án là điều không thể tránh khỏi.

Mặc dù có nhiều nhân tố gây ra sự thất bại trong quá trình thực hiện dự án nhưng nhân tố chủ yếu chính là sự thiếu khả năng trong việc kiểm soát phạm vi của dự án. Để ngăn chặn dự án vượt quá phạm vi kiểm soát, mỗi thành viên trong nhóm cần phải hiểu rõ được lộ trình, mục tiêu và hoàn thành công việc của họ với hiệu quả cao nhất. Ví dụ, nếu có một nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ, toàn bộ các mốc dự án sẽ bị gián đoạn và ảnh hưởng xấu vì mỗi thành phần đều phụ thuộc lẫn nhau và có vai trò quan trọng trong chuỗi quy trình của dự án.

Các cuộc họp thường xuyên là một trong những cách để ngăn ngừa những rủi ro tiềm tàng này và dĩ nhiên đó cũng là cách hiệu quả nhất. Khi cùng ngồi lại với nhau, nhà quản lý dự án, các thành viên trong nhóm và cổ đông sẽ cho biết tiến trình của công việc họ đang đảm nhiệm, từ đó việc sắp xếp và phối hợp công việc với các thành viên khác trong đội ngũ sẽ hợp lý hơn.

3. Giao tiếp, truyền thông không rõ ràng

3.png

Để dự án được thành công, mỗi người liên quan đến dự án nên được làm việc với nhau trong một môi trường đồng bộ hóa không bị kìm hãm. Quy trình quản lý dự án tất cả chủ yếu là về sự đảm bảo thời gian và tiến trình công việc hiệu quả. Đó là lý do vì sao một lịch trình cụ thể với các phương pháp hiệu quả và chiến lược theo dõi thời gian cẩn thận đóng vai trò hỗ trợ vô cùng quan trọng và không thể bỏ qua trong suốt giai đoạn thực hiện dự án.

Khi có nhiều bộ phận phối hợp với nhau, nhà quản lý dự án thường giải quyết vấn đề bằng các giải pháp tự động hóa trực quan. Các giải pháp quản lý dự án cung cấp sự hỗ trợ rất cần thiết đối với dự án dài hạn và nhạy cảm về thời gian, cho phép nhóm dự án giao tiếp và cộng tác với nhau tức thì khi cần thiết.

YouNet SI cung cấp một giải pháp quản trị toàn diện cho doanh nghiệp với các  tính năng hỗ trợ hoạt động quản lý dự án như biểu đồ Gantt, quản lý khối lượng công việc nhân viên, bộ đếm tasks, nhóm làm việc, report builder, báo cáo và extranet giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Một kênh giao tiếp khác cần phải duy trì là giữa nhà quản lý dự án, khách hàng và cổ đông. Những nguyên tắc nền tảng này cần được thiết lập ngay từ đầu khi lên kế hoạch cho dự án để đảm bảo cả 3 bên đều đạt được thỏa thuận về các yêu cầu và mong muốn của nhau. Cùng với việc phân tích các bên liên quan, hệ thống báo cáo chính là chìa khóa giúp duy trì thành công mối quan hệ giữa những người có liên quan của dự án.

4. Thiếu sự giám sát và kiểm soát

Trái với những gì các nhà quản lý dự án thường nghĩ, giai đoạn thực hiện dự án không phải là giai đoạn cuối cùng trong chu kỳ của dự án. Trước khi kết thúc, dự án phải được đánh giá lại, hiệu suất làm việc của nhân viên phải được đo lường và so sánh kết quả với những mục tiêu ban đầu được đặt ra. Trong trường hợp các giai đoạn giám sát dự án bị bỏ qua, rất có thể sẽ không xử lý được khủng hoảng của dự án và khiến khách hàng không hài lòng với kết quả.

Kiểm soát thời gian hiệu quả sẽ giúp giải quyết nhiều vấn đề không chắc chắn và rút ngắn đáng kể thời gian trong giai đoạn cuối.

Trong dài hạn, tiến độ dự án cần được điều chỉnh sau khi mỗi một cột mốc của dự án được hoàn thành và đưa kết quả vào báo cáo hiệu suất. Một chiến lược như vậy nên tìm hiểu rằng dự án liệu có được thực hiện đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách hay không, từ đó xác định nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan đã được đáp ứng hay chưa, chỉ ra những thay đổi được ủy quyền khi có bất kỳ sự chậm trễ hay rủi ro tiềm tàng nào xảy ra.

Bằng cách theo dõi cả từng nhiệm vụ riêng lẻ và toàn bộ quy trình dự án, các nhà quản lý dự án sẽ dễ đạt được thành công hơn.

5. Quản lý yếu kém

4.png

Có thể bạn đã từng nhận thấy rằng có một số người được giao trọng trách quản lý dự án nhưng lại thiếu kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tế và kĩ năng xã hội, tất cả những điều cần thiết để thực hiện công việc quản lý và kiểm soát quy trình công việc tốt. Lên kế hoạch cho dự án có lẽ là một khía cạnh khó nhất trong quá trình này, thậm chí ngay cả khi việc quản lý phạm vi dự án tốt thì với dự án không được lên kế hoạch tốt cũng sẽ thất bại.

Vì vậy, việc lựa chọn đúng người cho công việc là mối quan tâm đầu tiên và chủ yếu của các tổ chức thành công. Quan trọng nhất, các nhà quản lý dự án cần phải có sự kết hợp hoàn hảo giữa các kĩ năng về tổ chức, lãnh đạo và kĩ năng mềm. Thêm vào đó, tính chất công việc này đòi hỏi khả năng giải quyết vấn đề tốt cũng như khả năng chịu được áp lực cao.

Việc đầu tiên và quan trọng nhất doanh nghiệp phải tránh là để các nhà quản lý dự án chỉ là con rối đứng phía sau toàn quy trình. Hiểu được những nguy cơ tiềm ẩn trong quá trình quản lý dự án cũng đã giúp bạn giải quyết được một nửa vấn đề. Nếu tất cả những điều vừa đề cập ở trên đều được thực hiện tốt, bạn sẽ chỉ phải đào sâu hơn ở mỗi vấn đề từ đó nguồn gốc của vấn đề sẽ luôn được phân tích kĩ trước khi được xử lý. Và trong khi cải thiện những điều đó, đừng quên để quy trình tự động hóa hỗ trợ bạn, khi các nhà quản lý dự án không thể thực hiện được, các công cụ quản lý dự án sẽ làm được điều đó

YouNet SI – Enterprise Social Network (Social Intranet) là giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp cung cấp các tính năng nổi bật như một mạng xã hội riêng biệt, quản lý khách hàng, quản lý dự án, quản lý tài liệu & hồ sơ, quản lý khối lượng công việc của từng nhân viên … giúp doanh nghiệp tiết kiệm 10% chi phí mỗi năm.

Trải nghiệm trải nghiệm miễn phí giải pháp Enterprise Social Network (Social Intranet) tại: http://www.younetsi.com/live-demonstration/

Nguồn: Dịch từ bitrix24.com


Related Articles